⑤仕事別・業務メモ

仕事用のマニュアルやメモは、仕事別にファイリングしたりクリアファイルに入れたりしてラベルを貼っておくと良い。

メモする内容の多い業務であれば、それ専用

ートを1冊用意しても良いだにノ

ろう。

バラバラに保管しておくとなくしそうな人は、クリアブックの袋にラベルシールでタイトルを書いておき、分別しておくと良い。

スケジュ—ルはカレンダーを用意して書き込んでいっても良いし、クラウドや社内システムなどでスケジュール管理している会社なら、

それをそのままプリントアウトしてファイリングしておけば良いでしょう。

できれば毎朝確認してプリントアウトし、古いものはシュレッダーにかけると良いでしょう。

これがあれば電話応対のときも、「〇〇はただいま外出中です。14時には戻る予定ですが、折り返しお電話いたしましょうか？」などといった応答がやりやすい。

事務には社員の業務管理に関わる仕事も多いので、スケジュールと並べて見ることでチェックもはかどるでしょう。

ポイントは、大事な情報はあらかじめ調べて、必要なときにすぐ取り出せるようにしておくこと。必要なときになってから調べ始めたりすると、「脇道」に入ってしまうことになります。やるべき仕事に集中するためには、枝葉の作業はなるべくなくすようにしておくのがコツになります。

また、自分の仕事の範囲を確認しておくことも必要です。事務の仕事の範囲は広く、「自分は何をやればいいのか」と先輩に聞いても即答してもらえる可能性は低いので、せめて経験を積み重ねて、やるべきこととやらなくていいことを整理し可視化させていこう。

「自分の業務一覧」に追記がなくなる頃には、自分の仕事の範囲も把握でき始めているでしょう。自分の役割がわかれば、精神的にも落ち着いて仕事ができるようになってくるはずです。